Outsourcing de nómina: 5 errores comunes en el outsourcing de nómina y cómo evitarlos
- Leidy Gutierrez
- 14 nov
- 3 Min. de lectura
El Outsourcing de Nómina es un servicio especializado que apoya a las empresas en la gestión de los procesos relacionados con la administración de la nómina. Su labor incluye la liquidación de nómina, gestión de contrataciones, procesamiento de pagos salariales y cumplimiento de la normativa laboral y tributaria vigente, con el objetivo de optimizar los procesos internos y garantizar el cumplimiento legal.
A continuación explicamos cuáles son los errores más comunes del Outsourcing de nómina en Ecuador y los aspectos a tener en cuenta a la hora de contratar un servicio de externalización de nómina.
¿Cuáles son los errores de nómina más comunes en Ecuador?
1.Omisión de normativas laborales
Las normativas laborales y tributarias en Ecuador suelen cambiar constantemente, el surgimiento de nuevas leyes y/o decretos obligan a las empresas a realizar actualizaciones detalladas en sus sistemas de nómina y generar capacitaciones extensas y costosas a sus equipos de trabajo, corriendo el riesgo de omitir determinados requerimientos establecidos por las entidades gubernamentales y asumiendo sanciones tributarias y financieras. A raíz de estas omisiones y errores, es importante tener en cuenta que un servicio especializado de nómina puede fortalecer estas tareas y mitigar errores. La omisión de las normativas pueden generar las siguientes consecuencias:
Una incorrecta aplicación de tarifas o retenciones puede generar al empleador multas por parte del Servicio de Rentas Internas (SRI).
Un registro erróneo de las horas extras y cualquier tipo de novedad mal reportada puede generar sanciones económicas y legales.
Se debe tener en cuenta que al no dar cumplimiento a los derechos laborales esto traerá consigo sanciones a la empresa.
2.Novedades mal procesadas
El reporte de novedades suele ser un error común, ya que en ocasiones no se dan a conocer a la empresa o se registran a destiempo, estas fallas pueden ocasionar:
Multas y sanciones por parte de Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) y del Ministerio del trabajo.
Inconvenientes en el cálculo de beneficios o liquidaciones.
No tener al día los cálculos contables y legales.
3.Validación de la información y de los cálculos de nómina
Se debe realizar la constante verificación de los pagos de nómina, aportes y retenciones en las empresas. Un outsourcing de nómina eficiente ayuda a evitar las siguientes faltas:
Errores al momento de realizar el pagos a los trabajadores.
Prevenir los pagos a aportes mal liquidados por parte del Instituto ecuatoriano de seguridad social (IESS).
Evasión de la normatividad tributaria.
4.Dejar por escrito un contrato cloro y legal
Tener un servicio de outsourcing de nómina sin un contrato y delimitaciones frente a las responsabilidades asignadas puede generar las siguientes consecuencias:
Tener dificultades legales en caso de errores o incumplimientos.
Confidencialidad de datos sensibles.
5. Falta de seguridad en la información de nómina
La gestión de nómina involucra información confidencial de los empleados, como números de seguro social, direcciones y datos bancarios. La falta de medidas de seguridad adecuadas para proteger esta información puede resultar en violaciones de datos y robo de identidad. Para prevenir estos incidentes, es crucial utilizar sistemas de nómina con altos estándares de seguridad, como encriptación de datos y acceso limitado basado en roles.
El outsourcing de nómina es una solución estratégica esencial para las empresas en Ecuador, esta herramienta tecnológica ayuda a delegar la complejidad de la administración de nómina a un proveedor externo altamente especializado. El servicio de outsourcing de nómina de Sinergy & Lowells va mucho mas allá de solo calcular el salario, en el que contribuye un sistema integral que aborda desde la correcta liquidación de la nómina hasta la gestión de contrataciones, procesamiento de pagos y el cumplimiento de la normativa laboral y tributaria vigente.
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