¿Cómo es el proceso de nómina en Ecuador?

El proceso de nómina en Ecuador tiene como objetivo garantizar el pago oportuno y correcto de los salarios del personal, de acuerdo con lo establecido en el Código del Trabajo, el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) y el Servicio de Rentas Internas (SRI). Este procedimiento inicia desde la contratación del trabajador, momento en el que la empresa adquiere la obligación legal de cumplir con los derechos laborales y las cargas sociales correspondientes.

Posteriormente, el proceso continúa con la recolección y análisis de novedades de nómina (horas extras, comisiones, permisos, ausencias, anticipos), la elaboración y revisión de pre-nóminas, y finaliza con la ejecución de los pagos a través de la dispersión bancaria. Durante este último paso, se generan automáticamente los descuentos de impuestos y aportes al IESS, asegurando el cumplimiento de las obligaciones tributarias y laborales.

¿Cómo se realiza el proceso de nómina?

El proceso de nómina tiene como finalidad compensar a los trabajadores por su labor. Esto implica calcular el salario total, aplicar las retenciones correspondientes, declarar los impuestos y aportes al IESS y al SRI, y finalmente ejecutar el pago. Aunque estos pasos pueden realizarse de forma manual, la automatización de la nómina ofrece mayor precisión, eficiencia y asegura el cumplimiento de las normativas vigentes, reduciendo riesgos de sanciones o demandas.

En Ecuador, la nómina puede clasificarse según su periodicidad (semanal, quincenal o mensual) y también según el tipo de personal (empleados administrativos, operativos, eventuales, entre otros). Cada empresa puede incorporar indicadores adicionales dependiendo de su estructura organizacional, siempre garantizando que los pagos sean oportunos y reflejen tanto el salario como los beneficios sociales de cada colaborador.

Una nómina general reúne a todos los empleados de la organización y detalla, según su categoría y nivel salarial, los ingresos, deducciones y valores extrasalariales (horas extra, comisiones, bonificaciones, décimos, fondos de reserva, etc.). Estas variaciones dependen de la actividad, funciones y condiciones de cada trabajador, asegurando que la remuneración se ajuste a lo establecido en el Código del Trabajo y en la normativa tributaria del país.

¿Cuánto tarda un proceso de nómina?

El procesamiento de nómina puede tardar minutos, horas o incluso días, dependiendo del método utilizado. El objetivo principal de toda empresa es ejecutar este proceso de forma ágil y precisa, garantizando el pago oportuno a sus trabajadores.

En términos generales, los principales pasos en el cálculo de la nómina en Ecuador son:

1. Revisión de horas trabajadas y novedades de nómina: Se recopilan y validan las horas trabajadas, horas extras, permisos, vacaciones y demás novedades reportadas en el período de pago.

   
   

2. Cálculo de ingresos totales (salario bruto): Con base en el salario básico unificado o el sueldo pactado, se calcula el ingreso bruto del trabajador. A esto se suman los rubros adicionales como horas extras, comisiones, bonificaciones, décimos y fondos de reserva.

   
   

3. Deducción de aportes y contribuciones: Se descuentan los aportes personales al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), así como cualquier otra deducción autorizada (anticipos, préstamos, seguros privados, entre otros).

   
   

4. Retención de impuestos: Según la normativa vigente del Servicio de Rentas Internas (SRI), se calcula y aplica la retención en la fuente del Impuesto a la Renta cuando corresponda, en función de la tabla progresiva anual y los gastos personales reportados por el trabajador.

   
   

5. Pago neto al trabajador: Una vez efectuadas las deducciones, se obtiene el salario neto, el cual debe ser pagado de forma oportuna, generalmente a través de transferencia bancaria.

¿Cuánto tiempo tiene la empresa para pagar mi nómina?

El proceso de pago de la nómina no debe exceder la cantidad de tiempo de un mes, de acuerdo con la norma del Código del Trabajo. Esto varía según el contrato y los documentos establecidos por cada empresa, el día del pago se realizará de acuerdo con lo establecido con el convenio colectivo. Si no se especifica, lo mejor es ubicar los pagos de acuerdo el periodo establecido ya sea mensual o quincenal que es lo más común.

Si se pasa el tiempo de pago es exigible por parte del trabajador a la empresa los términos desde el mismo momento en que se debió abonar y no se realizó, es mediante este proceso cuando se considera retraso en el pago y se puede exigir su abono al día siguiente, sin otorgar un tiempo de cortesía. Si no se realiza el pago se puede escalar el proceso ante juez, tribunal y quedaría acusado de tal forma que debe generar el pago y hasta deberá pagar honorarios moratorios.

Outsourcing de nómina 

El cálculo manual de la nómina en Ecuador es un proceso extenso y complejo que demanda mucho tiempo al área de Recursos Humanos. Un error o interrupción en este procedimiento puede afectar directamente a los colaboradores, generando retrasos en pagos, inconsistencias en los aportes al IESS o errores en las retenciones del SRI.

Con Sinergy & Lowells este proceso se automatiza, asegurando cálculos precisos, cumplimiento normativo y un flujo de pagos ágil. Nuestro software de nómina brinda una solución integral que garantiza seguridad en el manejo de datos de los trabajadores y libera al área de Recursos Humanos de tareas operativas, para que pueda enfocarse en funciones estratégicas como la gestión del talento, la seguridad social y el cumplimiento oportuno de las obligaciones laborales y tributarias.