Software de Nómina en Ecuador: ¿Cómo se elabora una nómina paso a paso?
- Daniel Moreno
- 26 nov
- 2 Min. de lectura
La gestión de nómina en Ecuador ha evolucionado significativamente. Hoy en día, empresas multinacionales, pymes y organizaciones de todos los sectores utilizan software de nómina para cumplir con las normativas del Ministerio del Trabajo, generar archivos obligatorios para el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y garantizar cálculos precisos en cada periodo de pago.
En el presente artículo abordaremos y explicaremos cómo se elabora una nómina paso a paso. En Sinergy & Lowells te contamos.
¿Cómo se estructura una nómina?
Para elaborar una nómina precisa y cumplir con la normativa laboral ecuatoriana, un software de nómina debe integrar varios componentes clave. Cada uno garantiza cálculos correctos, distribución adecuada de ingresos y retenciones, y un registro confiable para la empresa y los trabajadores. Estos son los elementos esenciales:
Datos personales del trabajador
Tipo de contrato y fecha de ingreso
Salario básico o remuneración acordada
Horas laboradas
Ingresos adicionales
Aportes y descuentos con el IESS
¿Cuáles son los pasos del proceso de nómina?
Paso: Ingreso o actualización de datos del trabajador
Antes de iniciar el cálculo, el software debe contar con información actualizada sobre salario, modalidad de pago, factores de fondos de reserva, comisiones frecuentes, tipo de contrato y demás datos que intervienen en el proceso de nómina.
Paso: Registrar los movimientos laborales
Cuando llega el momento de elaborar la nómina, el software no solo toma el salario base del empleado, sino que también necesita saber qué pasó realmente durante ese mes, quincena etc. Aquí se debe cargar al sistema todo lo relacionado con: Horas extras, ausencias, comisiones, bonificaciones, vacaciones, préstamos o anticipos.
Paso: Cálculo automático de los ingresos del trabajador
Con todos los datos cargados, el software realiza el cálculo automático de los ingresos:
Sueldo básico según contrato
Horas extras y recargos
Fondos de reserva (8.33% a partir del segundo año, si el trabajador opta por recibirlos mensualmente)
Comisiones y bonos
Pago de vacaciones cuando corresponde
Paso: Descuentos y aportes obligatorios
Luego se calculan los valores que deben descontarse del salario del trabajador:
Aporte personal al IESS (9.45%)
Préstamos quirografarios gestionados por el IESS
Préstamos o anticipos internos de la empresa
Multas o sanciones según el reglamento interno
Retenciones judiciales (como pensiones alimenticias u otras órdenes)
Paso: Generación de reportes, comprobantes y archivos para pagos
Al finalizar los cálculos, el sistema genera toda la documentación necesaria para formalizar la nómina:
Rol de pagos individual
Reportes y archivos para el IESS
Reporte general de nómina por periodo
Archivo bancario para dispersión de pagos
Historial automático y respaldo digital
Elaborar una nómina manualmente puede ser un proceso complejo, demandante y propenso a errores. Sin embargo, contar con un software de nómina eficiente como el de Sinergy & Lowells permite a las empresas calcular los salarios con total exactitud, garantizar el cumplimiento de las disposiciones establecidas por el IESS y el Ministerio del Trabajo, automatizar tareas operativas para ahorrar tiempo, evitar sanciones derivadas de errores administrativos o incumplimientos, y mantener un registro digital seguro, actualizado y completamente respaldado.